Juuri nyt on käynnissä vuoden 2021 vastuullisuusraportoinnin tärkein vaihe eli raportointiprojektin suunnittelu. Raportin tuottamiseen osallistuu tyypillisesti jopa kymmeniä ihmisiä organisaation eri yksiköistä, ja mukana projektissa voi olla myös ulkopuolisia kumppaneita, kuten raportoinnin asiantuntija tai graafinen suunnittelutoimisto. Jos raportti varmennetaan, se tuo prosessiin vielä lisäkierroksia.
Etenkin isoissa organisaatioissa koko paketin koossa pitäminen ja projektin onnistunut lopputulos edellyttää huolellista valmistelua ja koordinointia, mutta myös pienemmissä organisaatioissa säästytään ylimääräiseltä stressiltä ja yllätyksiltä, kun projekti käynnistetään ajoissa.
Miten Third Rock voi auttaa vastuullisuusraportoinnin konkareita?
Sidosryhmien muuttuvat odotukset ja vastuullisuusraportoinnin kehittyvä regulaatio tuovat uusia vaatimuksia myös kokeneille vastuullisuusraportoijille. Konsulttina voimme olla avuksi näiden vaatimusten kartoittamisessa ja niihin vastaamisessa sekä sparrata raportointityötä rakentavan kriittisellä otteella.
Tarvittaessa koordinoimme koko vastuullisuusraportin tuotantoprojektin ja tuotamme myös sisältöjä, mikäli omat resurssinne ovat rajalliset.
Miten liikkeelle ensimmäisen vastuullisuusraportin kanssa?
Valmistelu
Ensimmäiseksi on syytä päättää, otetaanko projektiin mukaan ulkopuolisia tahoja, kuten konsultteja ja sisällöntuotannon ammattilaisia vai tuotetaanko raportti omin voimin. Jos päädytte siihen, että ulkopuoliset kumppanit olisivat tarpeen, mahdollinen kilpailutus kannattaa tehdä ennen kesälomia tai heti lomien jälkeen. Näin teillä on tiimi kasassa, kun syksyn työt alkavat. Samassa yhteydessä nimetään raportoinnin avainhenkilöt omassa organisaatiossa ja aletaan koota projektitiimiä.
Suunnittelu
Seuraavaksi laaditaan aikataulu. Raportoinnin kickoff-tilaisuuden ja raportin julkistamisen väliselle aikajanalle asetetaan
- Raportin sisällön suunnittelu
- Visuaalisen ilmeen suunnittelu
- Datan keruu
- Sisällöntuotanto: tekstien kirjoittaminen, editointi ja viimeistely
- Mahdolliset käännökset
- GRI-indeksin laatiminen, mikäli noudatatte raportoinnissa Global Reporting Initiativen standardia. Jos linkitätte vastuullisuusraportoinnin YK:n kestävän kehityksen tavoitteisiin, teidän kannattaa tutustua aiheesta julkaisemaamme oppaaseen.
- Projektitiimin kokoukset.
Toteutus
Vastuullisuusraportin sisältö voidaan karkeasti jakaa seuraaviin osioihin:
- Toimitusjohtajan tai vastuullisuusjohtajan katsaus
- Katsaus toimintaympäristöön ja megatrendeihin
- Sidosryhmäyhteistyö
- Vastuullisuuden johtaminen ja olennaiset vastuullisuusnäkökohdat
- Vastuullisuuden painopisteet: tavoitteet, tulokset ja toimenpiteet
- Mahdollinen GRI-sisältöindeksi
- Jos raportti varmennetaan, varmennusraportti.
Sisällöntuotanto kannattaa aloittaa niistä osioista, joihin ei liity numeerisia tietoja. Kun ympäristö- ja henkilöstödata varmistuu tammikuun aikana, on näitä teemoja käsittelevien sisältöjen vuoro.
Hyvin valmisteltu ja suunniteltu projekti auttaa teitä tuottamaan vastuullisuustyönne johtamista tukevan vastuullisuusraportin, joka vastaa sidosryhmienne tiedontarpeisiin ja rakentaa luottamusta. Joko teidän raportointiprojektinne kickoff-päivä on päätetty?
Sari Kuvaja
Third Rockin vastuullisuuspalvelujen johtaja Sari Kuvaja on ollut mukana toteuttamassa useiden erilaisten organisaatioiden vastuullisuusraportteja jo vuodesta 2002 alkaen. Jos organisaatiosi kaipaa apua vastuullisuusraportointiin, ota yhteyttä: [email protected], 040 528 2820.