Sidosryhmävuoropuhelu osana CSRD-raportointia
Neuvoimme kesäkuussa julkaistussa blogissamme kahdeksan askeleen polun EU:n CSRD-direktiivin mukaiseen kestävyysraportointiin. Tässä tekstissä avaamme raportoinnin ensimmäiseen pakolliseen vaiheeseen, kaksinkertaiseen olennaisuusarviointiin, kuuluvan sidosryhmävuoropuhelun roolia CSRD-raportoinnissa ja muussa vastuullisuustyössä.
Ensimmäinen askel CSRD-direktiivin mukaiseen raportointiin valmistautumisessa on kaksinkertainen olennaisuusarviointi, josta käytetään myös nimitystä kaksoisolennaisuusanalyysi. Arviointiprosessissa määritellään yrityksen toiminnan olennaiset vaikutukset ympäristöön ja yhteiskuntaan (vaikutusolennaisuus) sekä kestävyysaiheisiin liittyvät taloudelliset riskit ja mahdollisuudet yrityksen liiketoiminnalle (taloudellinen vaikutus).
Arvioinnin nimessä esiintyvä kaksinkertaisuus juontaa juurensa juuri tästä molempiin suuntiin tapahtuvasta tarkastelusta. Arviointiprosessissa keskeisessä roolissa on sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien näkemysten huomioiminen. Sidosryhmien kuuleminen täydentää arviointia ja auttaa yritystä tunnistamaan ja arvioimaan sekä todellisia että potentiaalisia vaikutuksiaan, riskejään ja mahdollisuuksiaan.
Tässä kirjoituksessa pohdimme, keitä sidosryhmiin lukeutuu. Syvennymme myös vuoropuhelun käytännön toteutukseen sekä tapoihin hyödyntää prosessia ja sen tuloksia.
Mitkä sidosryhmät arviointiin täytyy sitouttaa?
Kestävyysraportointidirektiivi CSRD määrittelee sidosryhmiksi kaikki tahot, jotka voivat vaikuttaa yritykseen tai joihin yritys voi toiminnallaan vaikuttaa. Sidosryhmiä ovat esimerkiksi työntekijät, toimittajat, kuluttajat, asiakkaat, loppukäyttäjät, paikallisyhteisöt ja haavoittuvassa asemassa olevat henkilöt sekä viranomaiset, mukaan lukien sääntelyviranomaiset, valvontaviranomaiset ja keskuspankit. CSRD linjaa, että myös luontoa voidaan pitää hiljaisena sidosryhmänä.
Raportointidirektiivi jakaa sidosryhmät kahteen pääryhmään: (1) vaikutusten kohteena oleviin sidosryhmiin ja (2) kestävyysselvitysten käyttäjiin.
Vaikutusten kohteena oleviin sidosryhmiin kuuluvat ihmiset ja yhteisöt, joiden intresseihin yrityksen toiminta ja liikesuhteet koko arvoketjussa vaikuttavat tai saattavat vaikuttaa.
Kestävyysselvitysten käyttäjiin lukeutuvat tahot, jotka tarvitsevat organisaation taloudellisia ja kestävyysraportointitietoja, eli esimerkiksi nykyiset ja potentiaaliset sijoittajat, luotonantajat, yrityksen liikekumppanit sekä ammattiliitot, kansalaisjärjestöt, hallitukset, analyytikot ja tutkijat.
Kaksinkertaisessa olennaisuusarvioinnissa kuultavia sidosryhmiä valittaessa on hyvä ottaa mukaan sidosryhmiä kummastakin yllä mainitusta kategoriasta.
Sidosryhmiä määritettäessä yrityksen on tärkeää ottaa huomioon arvoketjunsa kaikki vaiheet. Voi olla aiheellista kartoittaa, tunnetaanko ja ymmärretäänkö yrityksessä toiminnan arvoketju kokonaisuudessaan.
Sidosryhmien valintaa voidaan lähestyä myös pohtien tahoja ja ryhmiä, jotka tuntevat yrityksen toiminnan, jotka saattavat vaikuttaa siihen tai joihin yrityksen toiminta saattaa vaikuttaa. Voi olla tärkeää miettiä, keitä ei tavanomaisessa vuoropuhelussa välttämättä kuulla. Jos luonto valitaan sidosryhmäksi kaksinkertaisessa olennaisuusarvioinnissa, voidaan luonnon kuulemisessa käyttää ekologisia ja lajien suojelua koskevia tietoja tai ottaa ympäristöjärjestö mukaan vuoropuheluun luonnon edustajaksi.
Miten sidosryhmävuoropuhelu toteutetaan?
Kun keskeiset sidosryhmät on tunnistettu, sidosryhmävuoropuhelu voidaan toteuttaa esimerkiksi verkkokyselynä, haastatteluna tai näiden yhdistelmänä.
Askel 1. Valitse sopiva toteutustapa
Kyselyjen etuja ovat monistettavuus ja mahdollisuus tavoittaa laaja yleisö lyhyessä ajassa. Haasteena voidaan nähdä se, että vastaukset rajautuvat kysyttyjen kysymysten mukaan. Haastattelut antavat mahdollisuuden saada syvempää ymmärrystä sidosryhmien näkemyksistä, mutta niiden toteuttaminen on työläämpää ja rajautuu puolestaan pienempään otantaan. Suosittelemmekin usein kyselyjen ja haastattelujen yhdistelmää. Eri sidosryhmiä voi myös sitouttaa eri tavoin, tai tiettyä sidosryhmää voi lähestyä vain joihinkin kestävyysseikkoihin liittyen.
Askel 2. Laadi selkokielinen verkkokysely
Sidosryhmäkyselyä laadittaessa on tärkeää huomioida CSRD:n kestävyysaihelistaus, jotta vastaukset ovat hyödynnettävissä kaksinkertaisessa olennaisuusarvioinnissa. CSRD:n listaus on kokemuksemme mukaan kuitenkin liian laaja ja vaikealukuinen sisällytettäväksi kyselyyn sellaisenaan, joten sitä kannattaa lyhentää ja selkokielistää.
Kysymyksenasettelussa voi olla hyödyllistä kestävyysaiheiden lisäksi nostaa esiin esimerkkejä yrityksen toiminnasta, jolloin vastaajien on helpompi arvioida kestävyysnäkökulmia nimenomaan kyseessä olevan yrityksen kontekstissa. Muotoilussa tulee kuitenkin olla varovainen, jottei rajaa vastaajien ajattelua liikaa tai sulje pois uusia näkökulmia.
Kun kysymyksiin ollaan tyytyväisiä, kysely avataan ja lähetetään valikoiduille sidosryhmille. Vastausajan päätyttyä vastaukset analysoidaan ja koostetaan muotoon, jossa niitä voidaan hyödyntää olennaisuusarvioinnissa.
Askel 3. Haastattele vähintään 6-10 sidosryhmien edustajaa
Sidosryhmähaastatteluja varten valitaan ne sidosryhmät, joiden edustajia halutaan haastatella, sekä päätetään, kuinka monta edustajaa kustakin sidosryhmästä haastatellaan. Haastattelujen määrä riippuu tapauksesta, mutta suosittelemme toteuttamaan yhteensä vähintään 6-10 haastattelua.
Haastattelukysymykset on hyvä laatia siten, että ne antavat haastateltavalle mahdollisuuden kertoa näkemyksensä omin sanoin. Haastattelun aikana on myös mahdollista esittää tarkentavia kysymyksiä, mikä saattaa avata pääsyn syvempään tietoon ja uusiin näkökulmiin.
Kun haastattelut on suoritettu, ne analysoidaan niin, että sidosryhmien näkemykset eritellään teemoittain. Yhteenvetoon voidaan nostaa suoria lainauksia haastatteluista, mutta tulokset esitetään anonymisoidusti. Yksittäisen haastateltavan henkilöllisyys ei siis saa nousta esille yhteenvedossa.
Askel 4. Jaa tulokset sidosryhmien kanssa
Olennaisuusarvioinnin tulosten viimeistelyn jälkeen on hyvän tavan mukaista jakaa tulokset myös prosessiin osallistuneiden sidosryhmien kanssa.
Miten sidosryhmävuoropuhelun tuloksia voi hyödyntää?
Sidosryhmävuoropuhelu on keskeinen osa CSRD:n mukaista kaksinkertaista olennaisuusarviointia, mutta sidosryhmien näkemyksiä voi ja kannattaa hyödyntää myös raportin tuottamisen jälkeen.
Sidosryhmävuoropuhelu voi ruokkia strategista kehitystä
Sidosryhmäkyselyn ja -haastattelujen vastauksista nousee usein esiin teemoja, jotka tukevat yritystä kestävyystyön kiteyttämisessä ja strategiselle tasolle viemisessä. Vuoropuhelun kautta voidaan tunnistaa esimerkiksi uusia liiketoimintamahdollisuuksia tai liiketoiminnallisia riskejä, joihin yrityksen tulee varautua, ja näitä tietoja voidaan hyödyntää yrityksen strategiatyössä.
Sitouta sidosryhmävuoropuhelun avulla
Sidosryhmävuoropuhelun yhteydessä puhutaan myös sidosryhmien sitouttamisesta. Sitouttamista kannattaa hyödyntää organisaation sisäisessä kehitystyössä ja pitkäjänteisessä kestävyystyössä.
Kestävyystyön ambitiotason nostaminen vaatii organisaatiossa laajaa panostusta, ja prosessit ja käytännöt, joiden kehittämisessä on kuultu asianosaisia, palvelevat todennäköisemmin paremmin jatkossa.
Esimerkiksi sidosryhmäkyselyyn vastaaminen ei välttämättä aiheuta kestävyysheräämistä, mutta se voi lisätä kiinnostusta työn tuloksia kohtaan ja herättää ajatuksia. Tietyissä tapauksissa on mahdollista, että sidosryhmähaastattelussa haastateltava joutuu miettimään organisaation vaikutuksia, riskejä ja mahdollisuuksia kestävyyden näkökulmasta ja pääsee samalla syvemmälle sisälle aiheeseen. Tämä saattaa jopa johtaa siihen, että sidosryhmän edustaja osaa jatkossa ottaa kestävyyseikat paremmin huomioon
Anni Kangasniemi
Saskia Tykkyläinen