Monissa eurooppalaisissa yrityksissä on eletty viime kuukausina jännittäviä aikoja, kun ensimmäiset viralliset CSRD-raportit ovat valmistuneet. Emme vielä viime vuonna olleet täysin varmoja, mihin hyppäämme, kun käynnistimme näitä projekteja asiakkaidemme kanssa. Kuluneen vuoden aikana olemme keränneet kasan oppeja ja koppeja. Toivomme, että näistä on hyötyä myös teille, jotka ette ole regulaation ohjaaman kestävyysraportointivelvoitteen piirissä.
1. Aikatauluta ajoissa ja valmistaudu joustamaan
CSRD-raportointi ei ole sprintti vaan monimutkainen viestikisa, jossa kapula vaihtaa kantajaa tiheään. Aikataulun suunnittelu on hyvä aloittaa heti projektin alussa – tai mieluiten jo pian edellisen raportin julkaisemisen jälkeen. Mukaan suunnitteluun kannattaa ottaa kaikki relevantit sidosryhmät: varmentajat, ulkoiset raportointikumppanit, sisäiset datan omistajat, viestintä ja talous.
Yksi tärkeimmistä opeista on: aikataulu elää. Se saattaa muuttua useaan otteeseen projektin aikana, ja tähän pitää suhtautua rauhallisesti. Viivästyksiä voi tulla esimerkiksi siitä, ettei tarvittavaa dataa ole saatavilla silloin kun pitäisi, tai joku ydintiimistä saattaa sairastua tai vaihtaa työpaikkaa. Projektissa on myös useita rinnakkaisia osakokonaisuuksia, kuten varmennus, taitto ja kieliversiot, ja pienetkin viiveet niissä voivat heijastua koko aikatauluun.
Varmuuden sijaan projektia siivittää siis kyky mukautua. Pitkä pinna, hyvä sisäinen kommunikaatio ja riittävä resursointi ovat avainasemassa.
2. Roolit ja vastuut kirkkaiksi alusta alkaen
CSRD-projekti ei pysy kasassa ilman selkeitä rooleja ja vastuita. Kuka kerää datan? Kuka johtaa projektia? Kuka viestii varmentajalle ja muille sidosryhmille? Kun vastuut määritellään selkeästi heti alussa, vältytään sekaannuksilta ja tuplatyöltä.
Lisäksi on tärkeää, että datavastaavien kalentereista varataan aikaa – ei vain raportointidatan tuottamiseen vaan myös lisätietopyyntöihin ja varmennukseen vastaamiseen. Raportti syntyy monen osaajan yhteistyönä.
3. Aloita puhtaalta pöydältä – älä kierrätä vanhaa sisältöä
Vaikka aiemmat vastuullisuusraportit voivat tarjota arvokasta taustaa, eivät ne yksin riitä CSRD:n vaatimuksiin vastaamiseen. Monet yritykset ovat joutuneet huomaamaan, että aiemmin julkaistut tekstit eivät vastaa suoraan datapisteiden tarkkoihin kysymyksiin. Vanhan raporttipohjan hyödyntäminen johtaa helposti raportin paisumiseen, kun mukaan jää tarinallista kerrontaa ja epäolennaisia yksityiskohtia.
Siksi yksi tärkeä oppi on: lähde kirjoittamaan raporttia puhtaalta pöydältä. Käy datapisteet läpi yksi kerrallaan ja vastaa niihin sellaisenaan, olemassa olevaa dataa hyödyntäen. Hyödyntämällä suoraan sisäisiä tietolähteitä ja raakadataa varmistetaan tiedon todennettavuus.
Vanha raportti ei ole tietojen alkulähde, eikä se siis käy varmennuksessa tositteesta. Jos vastausta ei löydy, kirjoita se raporttiin selvästi. Tämä läpinäkyvyys helpottaa varmennusta ja myöhemmin tehtävää ESEF-tägäystä merkittävästi.
4. Älä kehitä järjestelmää kiireen keskellä
Yksi yleinen kompastuskivi on yritysten halu ottaa käyttöön uusia raportointi- tai datankeruujärjestelmiä kesken raportointiprosessin. Tarkoitus on tietenkin hyvä; luoda pysyvä ja tehokas raportointikäytäntö sekä selkeyttää prosesseja ja datainfrastruktuuria. Ajankohta ei kuitenkaan ole se otollisin.
Useimmille ESRS-standardit ovat täysin uusi kokonaisuus, ja jo itse sisältöön perehtyminen vie aikaa. Jos tähän päälle lisätään järjestelmäintegraatiot tai käyttöönottoprojektit, on ylikuormituksen riski todellinen. Paras hetki järjestelmien kehittämiseen voi olla ensimmäisen raportointikierroksen jälkeen, kun sisältö ja prosessit ovat jo selkiytyneet.
5. Tiimi hitsautuu yhteen – tai hajoaa
CSRD-projekti on intensiivinen puristus. Ihmiset yli tiimirajojen tekevät tiiviimpää yhteistyötä kuin koskaan aiemmin. Parhaimmillaan projekti hitsaa tiimin yhteen, mutta pahimmillaan se kuormittaa yksittäisiä jäseniä liikaa ja aiheuttaa kitkaa, jolloin yhteistyö ja tiimihenki kärsivät.
Siksi niin sanotut pehmeät taidot, kuten sopeutumiskyky ja hyvät vuorovaikutustaidot, ovat projektin onnistumisessa aivan yhtä tärkeitä kuin tekninen osaaminenkin. Tähän projektiin kannattaa lähteä ihmisenä ihmisille, ei pelkkinä rooleina tai suorittajina. Hyvä fiilis, joustavuus, huumori ja yhteinen tavoite kantavat pitkälle.
Lopuksi
CSRD ei ole vain raportointivelvoite. Se on muutosjohtamisen matka, joka vaikuttaa organisaation prosesseihin, johdon sitoutumiseen, työkulttuuriin ja kykyyn käsitellä kestävyystietoa systemaattisesti sekä ajaa kestävyysmuutosta. Ensimmäinen kierros oli monille kivinen mutta täynnä oppeja, jotka sujuvoittavat varmasti seuraavaa raportointikierrosta.
Aloitteletko ensimmäistä raportointikierrosta? Lue myös oppaamme 8 askelta CSRD:n mukaiseen raportointiin.
Henni Savolainen